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这些多项目人员分配及管理技巧,你都知道吗?

2020-08-14 15:41:20来源:然猫网编辑:发财猫 我要投稿 浏览:

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许多企业会同时开展多个项目,项目成员通常同时活跃于数个不同的项目。因此,全面的项目资源规划在多项目管理中非常重要。相同的资源在不同的部门和不同的项目经理之间共享时,资源调度就会变得复杂。

不同项目竞争领导层的优先权时,情况也是如此。原因是这容易引起团队之间的冲突,对计划进度产生影响,还会耗尽最佳资源。

项目管理者需要积极管理任务,不仅仅是一个项目的任务,而且是所有项目的任务。下面8Manage分享10个多项目人员分配及管理的技巧,帮助项目经理在资源有限的情况下,实现多项目同时开展,并保证项目如期完成。

1、将重叠最小化

你可以这样安排:一个项目花几天时间,然后在另一个项目上花一点时间,之后在第一个项目上花一周时间,以此类推。看起来项目成员好像跳来跳去,但实际上这是避免让他们同时处理多个任务。

施瓦茨在《哈佛商业评论》的一项研究显示,如果你在完成主要任务时被其他事情打断,任务的完成时间就要延长25%。同一天内,如果你能尽量减少团队成员在不同项目之间切换的次数,他们的效率就会提高,就能更快地完成任务。

2、安排好繁忙时间

所有项目都有活动高峰期。你可以从资源需求中找到这个时间段——通常在项目交付/构建阶段和测试阶段对团队有很高的要求。在项目结束前会有另一个高峰期,因为每个人都忙着在最后一分钟把事情做完。

查看所有项目,找出繁忙时间段。试着错开繁忙时间,这样你就不会同时处理两三个在建项目——哪怕用几周时间来弥补计划进度,这也会对资源产生很大的影响。

留意项目什么时候会同时运行,确保自身能够管理好资源,这样就不会出现两个或两个以上的项目需要同一个人的情况。

3、合作调度资源

问问团队领导是如何管理资源冲突的,他们可能会对如何兼顾任务和确保所有项目如期完成有好的想法。

如果你的工作文化支持员工相互信任、做正确的事、做正确的决定,那么也可以依靠员工的反应。如果他们告诉你,他们的工作量超负荷,请相信他们,然后制定相应的计划来调整他们的工作量。

4、确定资源集中位置

查看计划进度,确保每个人都在做重要的事。让员工完成项目A中不太重要的任务,这项任务不会影响项目进度,但他们原本可以负责项目B中的优先任务,这样的安排不太合理。当他们完成项目B的任务后,其他人继续工作,但此时他们阻碍了项目进展。考虑项目是否会因为推进更重要的工作而延期,调整资源,让项目成员首先处理优先任务。

5、正确的调度水平

没有人的工作效率是100%。每个人都需要稍作休息,如果感觉身体不适,他们就会请假。

许多有经验的项目经理懂得不按100%的工作效率安排人手。80%左右的效率,这个数量更为现实。不过当你投入更多项目调度资源时,这点可能会被遗忘。总之请谨记,资源不要按100%的工作效率安排。

6、与其他项目经理定期沟通

你的资源可能用于由几个不同的项目经理管理的项目。事实上,如果这些项目由同一个项目经理管理,那么资源均衡的工作就容易得多。你会对所有的计划和任务有良好的了解,这样就能为繁忙时间制定计划,并运用正确的调度水平。

但如果参与的项目经理不止一个,那会发生什么?处理这个问题的最佳方式是确保项目经理共享他们的计划,让他们互相沟通。有必要的话,可以进行对话,或者考虑每周(或每月)召开一次资源回顾会议,讨论进展和障碍。

7、使用工作量调度

利用有效项目管理软件中的资源调度功能,例如8Manage PM,使用工作量调度工具和报表,查看项目资源超负荷的地方。

使用图形化报表,你很容易就能看出谁的工作量超负荷,谁可以负责更多的任务。你可以应用资源均衡(调整工作量,使其在可接受的范围内,确保没有人超负荷)。

8、使用项目概览

当你使用项目级别的工作量调度工具时,你可以配置项目概览,将多个项目合并,比较多个项目之间的资源分配。这非常有帮助,从投资组合的角度来看,你可以立即看到哪些项目消耗资源最多、哪些人工作量超负荷。

概览的优点在于你想创建多少就能创建多少,你可以为所有的商业项目创建概览,也可以为涉及IT团队的项目等创建概览。这种简单方法能够获得管理资源冲突所需的数据,确保每个人都有足够的时间完成优先工作而不耽误任何项目。

9、管理好员工缺勤

计划中或计划外的缺勤是让许多项目经理头痛的事。如果你对团队没有直线管理的职责,那么批准员工的休假申请表就不是你的工作,你有可能不清楚员工的休假情况而安排了不在岗位的员工完成任务。

如果在一段时间内,同一个资源被安排处理几个项目,那么你可能在多个项目上遭遇较大的风险。记住要和直线经理建立良好的关系,也要经常提醒你的团队,及时告知缺勤情况。

10、借助有效的项目管理软件

借助合适的项目管理软件开展资源管理活动,你能够全面掌控项目资源的情况和资源的状态。8Manage PM项目管理软件可以管理所有项目的资源分配。其报表和概览功能显示各项目的工作量,实时监控各项目进度,确保所有事情按时完成。

在8Manage PM多项目管理中,各个项目组成员在统一的合作体中工作,各人明确分工,各个项目之间和团队间的协作也更加频繁,项目沟通更流畅。

相对于单项目管理,多项目管理在进度、成本、质量等方面承受更大的压力, 确保组织内每个项目都能以最少成本按时、保质完成 ,是多项目管理最终追求的目标。

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